Milloin kannattaa syödä sanansa?

Käyn työssäni usein erilaisissa esitelmätilaisuuksissa. Koska haluan kehittyä esiintyjänä, tarkkailen aina myös alustajien esiintymistä. Huomasin tosin melko pian, että on paljon helpompaa eritellä keskinkertaisten esiintyjien heikkoudet kuin hyvien esiintyjien vahvuudet.

Olen kerännyt alla olevat repliikit aidoista esiintymistilanteista. Olen ollut monissa tilaisuuksissa, joissa likipitäen jokainen esiintyjä on toistellut niitä vuorollaan. En väitä, että yksi lipsahdus vielä laskee hyvän esityksen tasoa, mutta vähemmän karismaattisen esiintyjän kannattaa karsia pois kaikki latteudet ja esitystekniset kömpelyydet.

ALOITUS

-Hyvää päivää vaan kaikille minunkin puolestani.
”Hyvää päivää (kaikille)” riittää ihan hyvin.

-Niin minä tosinaan olen Matti Meikäläinen ja tulen XY yrityksestä.
Tosiaan-sana erilaisilla lisävahvisteilla ei kuulosta kepeältä jutustelulta, vaan turhalta täytteeltä. Joskus tosiaan-sanojen toistelu synnyttää tahattoman koomisia mielikuvia.

-Anteeksi nyt vaan pieni hetki, niin etsin esitykseni täältä koneelta.
Esityksen etsiminen katkaisee kontaktin yleisöön juuri siinä vaiheessa, kun yhteys on hädin tuskin syntynyt. Joskus harvoin näen esiintyjiä, jotka pystyvät konetta näppäillessään säilyttämään keskusteluyhteyden yleisöön. Yleensä nämä ihmiset osoittautuvat muutenkin keskimääräistä kiinnostavammiksi esiintyjiksi. Tietokoneen käyttö kannattaa joka tapauksessa opetella hyvin. PowerPoint-esityksssä diojen vaihto käy parhaiten kauko-ohjaimella.

-Minun ääneni varmaan kuuluu ilman mikrofoniakin.
Onko äänen kuuluminen ilman mikrofonia jonkinlainen kunnia-asia? Itse kuuntelen paljon mieluummin mikrofonin vahvistamaan normaalia puhetta kuin puolihuutoa tai muminaa, josta ei saa selvää.

-Ennen kun menen varsinaiseen aiheeseeni, kerron kuitenkin lyhyesti edustamastani yrityksestä.
Yleensä tässä vaiheessa seuraa vähintään kymmenen dian esitys yrityksen historiasta, arvoista, liikevaihdosta, henkilöstöstä, tuotteista tai markkinoista. On varmaan paikallaan kertoa joitakin perusasioita, mutta todellakin lyhyesti, jos yritysesittely ei ole puhujan varsinainen aihe.

ESITYS

-Tämä kalvo ei nyt varmaan näy aivan sinne salin perälle.
Useimpien esiintyjien kalvot eivät näy edes eturiville. En muutenkaan ymmärrä suomalaisten tapaa kirjoittaa täyteen ahdattuja PowerPoint-esityksiä. Diojen tehtävänä on tukea alustajan esitystä eikä toistaa sitä sana sanalta.

-Eli tosiaan meillä on tällainen uusi tuote. Eli tosiaan annamme asiakkaillemme huoltotakuun yms.
Esityskappaleesta toiseen siirtyminen voi tapahtua luontevasti myös ilman turhia täytesanoja. Eli tosiaan vertaa myös kohta Esityksen aloitus.

LOPETUS

-Nyt olen jo varmaan ylittänyt oman esitysaikani.
Tiedän, että esitysajan arvioiminen on vaikeaa. Oma ajantajuni katoaa täysin, kun keskityn esitystilanteeseen. On kuitenkin kohteliasta pysyä annetuissa aikarajoissa. Toisaalta ajan ylittämisestä ei kannata tehdä erityistä numeroa. Tilaisuuden puheenjohtajan tehtävä olisi pitää hienovaraisesti huolta siitä, ettei aikataulu luista liikaa. Joissain kauko-ohjaimissa on värinä-hälytin, jonka voi ajastaa niin, että se antaa muistutuksen esimerkiksi kymmenen minuuttia ennen esitysajan loppumista.

-Vastaan mielelläni kysymyksiin. No, jos kenelläkään ei ole mitään kysyttävää, niin kiitos kaikille.
On tietysti asiallista antaa yleisölle mahdollisuus kysymyksiin. Mutta kun suomalaiset kysyvät niin harvoin mitään, syntyy esityksen loppuun usein turhan alaviritteinen tunnelma. Esiintyjä on tärkeissään puhunut, mutta yleisöllä ei ole mitään kysyttävää, lisättävää tai kommentoitavaa. Loppuhämmennyksen välttämiseksi puhujan ei tarvitse välttämättä viitata erikseen mahdollisiin yleisökysymyksiin. Jos jollakulla on jotain kysyttävää, olkoon aktiivinen ja kysyköön. Puhuja voi myös ilmaista vähän väljemmin sen, että jatkaa mielellään keskustelua aiheesta.

-Ai niin, minulta oli ihan unohtua, että sillä oven vieressä on näitä meidän esitteitä.
-Ja se vielä piti sanoa, että lisätietoja löytyy meidän nettisivuilta osoitteesta www.hyvaesiintyja.fi.
Virallisen esityksen jälkeen tulevat huomautukset syövät sekä esityksen että huomautusten arvoa. Esitys pitää lopettaa napakasti